Suomi Gymnaestrada houkuttaa mediaa saapumaan tapahtumaan (akkreditoitumaan) ja raportoimaan tunnelmia tapahtumasta. Media-akkreditointi tapahtuu Palloiluhallin 2. kerroksen Mediakeskuksessa, jossa median edustajat saavat itselleen mediapassin, joka sallii kulkuluvan medialle varatuille tapahtuma-alueille ja työskentelytiloihin. Täältä he saavat myös viimeisimmät tiedotteet, rauhalliset työskentelytilat sekä pientä tarjoiltavaa. Median edustajilta ei vaadita erillistä pääsylippua Gymnaestrada-tapahtumiin, vaan mediapassi vastaa sisäänpääsylippua.
Jokaisessa katsomossa on erikseen medialle merkityt istumapaikat. Nämä istumapaikat täytetään saapumisjärjestyksen mukaisesti, ellei toisin ole ohjeistettu.
Ainoastaan akkreditoituneilla valokuvaajilla ja median edustajilla on oikeus käyttää kuvatessaan valokuvaajille tarkoitettuja kuvauspaikkoja tai kuvata esityksiä esiintymisalueiden laidalta. Valokuvaajien työskentelyalueet merkitään alueittain erikseen.
Tapahtuman aikana yleisö saa kuvata ja videoida esityksiä kännyköillä ja muilla tavallisilla kuvausvälineillä. Ammattimaisempi kalusto vaatii kuvauslupia ja akkreditoitumista tapahtumalle.
1. Vapaaehtoisten toimintaohjeet median kanssa:
Vapaaehtoiset voivat kommentoida omasta vapaaehtoistyöstä (miksi on mukana, minkälaista on ollut, jne.) medioille, mutta esimerkiksi tapahtuman järjestelyihin vapaaehtoinen ei saa ottaa yleisellä tasolla kantaa.
Vapaaehtoiset eivät saa jakaa tapahtumaorganisaation sisäistä tietoa kenellekään ulkopuoliselle. Myöskään kulissien takaisia tapahtumia ja yksityiskohtia ei kerrota eteenpäin.
2. Vapaaehtoisten toimintaohjeet sosiaalisen median käytössä:
Tapahtuman yleistä fiilistä ja sisältöjä voi ja saa hehkuttaa sosiaalisessa mediassa (esim. twiitit ja postaukset), kunhan se ei haittaa työtehtävien tekemistä. Yleisöalueelta ja katsomosta (esim. kännyköillä) otettuja kuvia saa jakaa vapaasti sosiaalisessa mediassa. Tapahtuman sisäisiä ja järjestelyihin liittyviä asioita ei saa jakaa mediassa.
Henkilökunnan tiloista, harjoituksista, takahuoneista ja medialle varatulta alueelta ei saa ottaa kuvia ja jakaa mediassa. Ainoastaan tapahtuman viestintätiimin vapaaehtoisilla on työvuoronsa aikana oikeus kuvata näillä alueilla.
Tapahtuman aikana Suomi Gymnaestradan www-sivuilla ja sosiaalisessa mediassa tapahtuu paljon. Sivuilla julkaistaan uutisia, kuvia, videopätkiä, tunnelmia ja vinkkejä seuraavan päivän tapahtumista.
Käy tykkäämässä ja seuraamassa Suomi Gymnaestradaa sosiaalisessa mediassa:
Facebook: Suomi Gymnaestrada 2018 (tapahtuman virallinen Fb-sivu)
Suomi Gymnaestrada 2018 Facebook event (tapahtuman aikaisia kuvia ja tunnelmaa)
Gymnaestrada 2018 Vapaaehtoiset – Volunteers
Laita myös Voimistelun kanavat seurantaan:
Twitter: @voimistelu #sunstrada (viestintää voimistelun yhteiskunnallisista aiheista)
Instagram: @voimistelu #sunstrada (monipuolista toimintaa voimistelukentältä)
Snapchat: @voimistelu #sunstrada (voimistelukentän arkea ja tapahtumia)
YouTube: Voimisteluliitto (kooste ja mainosvideoita sekä koulutusmateriaalia)
Tapahtuman virallinen hashtag on #sunstrada
Muista myös #voimistelu ja #suomigymnaestrada